Klachtenregeling Letsel Lawyers LLP (hierna: ‘Letsel Lawyers’)

Begripsbepalingen

Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de opdrachtgever jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een Klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;

Klager: de opdrachtgever of diens vertegenwoordiger die een Klacht kenbaar maakt; en

Klachtenfunctionaris: de advocaat, werkzaam voor Letsel Lawyers, die is belast met de afhandeling van de klacht.

Toepassingsbereik

Deze klachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Letsel Lawyers en de opdrachtgever. In het geval u een klacht heeft over een medewerker van Letsel Lawyers, dan verzoeken wij u om deze klacht eerst te bespreken met de bewuste advocaat, (juridisch) medewerker of secretaresse waar de klacht betrekking op heeft. Indien dat niet tot een oplossing leidt dan kunt u gebruik maken van onze klachtenregeling.

Doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

  1. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
  2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
  3. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
  4. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;

verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Informatie bij aanvang dienstverlening

  1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
  2. Letsel Lawyers heeft in de opdrachtbevestiging en in de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
  3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de geschillencommissie.

Klachtenfunctionaris

Klachten worden behandeld door de klachtenfunctionaris van ons kantoor, Marloes Hulstein. Met de behandeling van een klacht over Marloes Hulstein is Fabian David belast.

Klachtenprocedure

Een klacht dient schriftelijk te worden ingediend door het sturen van een brief of een e-mail naar de klachtenfunctionaris (Kleine Berg 11a, 5611 JS Eindhoven m.hulstein@letsel-lawyers.nl). De klacht vermeldt in ieder geval:

  1. Uw naam, (e-mail)adres en telefoonnummer;
  2. De naam van de medewerker van Letsel Lawyers waarover wordt geklaagd;
  3. Een omschrijving van de gedraging waarover wordt geklaagd en het moment waarop u kennis heeft genomen van de gedraging.

Klachtenafhandeling

– Een klacht wordt altijd in behandeling genomen, behalve indien de klacht betrekking heeft op een gedraging waarover u reeds eerder een klacht heeft ingediend en die volgens de Klachtenregeling van Letsel Lawyers is afgehandeld. 

– Als een klacht niet in behandeling wordt genomen, dan wordt u schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld binnen één week na ontvangst van de klacht. 

– Als een klacht wel in behandeling wordt genomen, dan neemt de klachtenfunctionaris binnen twee weken na ontvangst van een klacht telefonisch of schriftelijk contact met u op en onderzoekt of de klacht in der minne kan worden afgehandeld. 

– Uitgangspunt is dat binnen vier weken na ontvangst van uw klacht de klacht wordt afgehandeld. Mocht de klachtenfunctionaris deze termijn niet halen dan wordt u hierover geïnformeerd. Van de wijze waarop de klacht wordt afgehandeld wordt u schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld.

 

Kosten klachtprocedure

Aan het indienen van een klacht zijn voor u als klager geen kosten verbonden.